Infopath 2013 ontwerpscherm

 

 

Forms (SharePointformulieren) 

Forms is de opvolger van Infopath dat sinds 2003 een Office-programma voor digitale formulieren is maar vanaf 2023 niet meer wordt ondersteund. Als vervanger is Forms in Office 365 geïntroduceerd. Het programma wordt geïntegreerd met werkstromen en zal daarom een verbetering inhouden.
We maken voor Forms een nieuwe cursus die vanaf augustus 2018 beschikbaar is. De formulieren zijn geschikt als webformulier, gebaseerd op XML en geïntegreerd met SharePoint.

 

Toekomst

Forms heeft de toekomst en veel organisaties zijn natuurlijk huiverig om Infopath te gaan gebruiken maar onderhoud voor de bestaande Infopathformulieren is nog enige jaren actueel. Nog niet duidelijk is of Forms een volledige vervanging is maar de integratie met werkstromen is een duidelijke plus.

Wat er ook van komt: het Infopathformulier blijft een XML-toepassing en de structuur zal daarom mijns inziens bruikbaar blijven. Voor een cursus zie cursus Infopath. We gaan ons verdiepen in de overgangsmogelijkheden.

Werking, standaardisatie en mogelijkheden

 Forms/Infopath kan gegevens van op de site ingevulde formulieren doorgeven aan SharePoint. Stel: op een P&O-afdeling wordt afgesproken welke gegevens men in ieder geval uit alle sollicitatieprocedures wil halen. Daarvoor maakt men een aangepast formulier. Door de mal van het formulier op een site te publiceren kan een gebruiker het formulier op de site invullen:
 • De gegevens uit afzonderlijke gespreksformulieren worden dan automatisch  zichtbaar op de site 
 • De gegevens worden regelgewijs als records op de site weergegeven.

Daarmee krijgt men voor elk formulier een regel per formulier en in kolommen de gegevens uit alle formulieren
 • de gegevens op een site vormen samen een datasheet 
 • daarmee kan een organisatie metadata verzamelen
 • en de metadata kunnen worden gefilterd, gegroepeerd en getotaliseerd

Infopath formulierbibliotheek  


Aansluiting op Excel is natuurlijk weer mogelijk, waarmee ook draaitabellen en dus management-informatie gemaakt kan worden.


Echt mooi wordt het als men deze datasheets als KPI gebruikt en door SharePoint 'live' laat weergeven. SharePoint en Infopath kunnen zo in real time de temperatuur van een projekt of onderneming laten zien.

In een formulier

 • kunnen reken- en besturingsregels worden opgenomen
 • De gegevens kunnen op verschillende manieren worden weergegeven
 • via verschillende 'weergaves'


Een gegeven kan daarmee op meer manieren worden gebruikt.

Infopath-formulieren zijn in zoverre geïntegreerd met Outlook dat ze binnen het programma opgevraagd kunnen worden.

Sharepoint en Forms/Infopath